Direction générale des programmes de premier cycle Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle

Accueil, intégration et accompagnement des étudiants

Ressources

Votre conseiller à la gestion des études et votre agent de gestion des études

Votre conseiller au Bureau du registraire

Le Centre d’aide aux étudiants
418 656-7987
accueil@aide.ulaval.ca

Le Bureau de la vie étudiante
418-656-2765
etudiantsetrangers@bve.ulaval.ca

Linda Marquis
Coordonnatrice aux opérations et à la conformité
Service des activités sportives
418 656-2131, poste 4994

Responsabilités

L’accueil et l'intégration des étudiants sont reconnus comme des facteurs importants de réussite des études. C’est une responsabilité partagée par tous les membres de la communauté universitaire pour que l’expérience pour un étudiant soit des plus positives et mène à sa réussite.


Au sein de la faculté, le directeur de programme est responsable de l’accueil et de l’intégration des étudiants de son programme. À cette fin, il sollicite la collaboration de tous les membres de son équipe, du comité de programme ainsi que de tout autre membre de la faculté (RÉ, art. 43a).

Accueil des nouveaux étudiants

L’automne et l’hiver, l’Université organise des activités d’accueil pour les nouveaux étudiants. La Rentrée UL est l’événement principal réunissant l’ensemble des services sous la forme de kiosques d’information. Des visites du campus et même de la ville sont au menu, permettant ainsi aux nouveaux étudiants de se familiariser avec leur nouveau milieu de vie.


À cette étape, la direction de programme joue un rôle crucial d’information en favorisant chez ses nouveaux étudiants une meilleure connaissance de leur programme, de leur environnement de formation et des principales règles universitaires. Il est d’usage d’organiser, dès la rentrée, une séance d’information. C’est une excellente occasion de présenter :

  • le programme et son organisation;
  • les possibilités de stage, de séjour d’études à l’étranger;
  • les débouchés sur le marché du travail;
  • le cheminement-type du programme;
  • les conditions de poursuite des études, notamment la moyenne minimale de 2,00 sur 4,33;
  • les dates importantes du calendrier universitaire;
  • les personnes ressources auxquelles l’étudiant pourra s’adresser en cas de besoin;
  • les services aux étudiants et une visite des lieux;
  • toute autre information pertinente.



Diverses activités de l’association étudiante, notamment l’initiation, s’ajoutent aux mesures d’accueil de la direction de programme.


De bonnes pratiques

Lorsque le programme admet de nouveaux étudiants à la session d’hiver, il est tout aussi important de prévoir ce genre de séance d’information. Même s’ils sont moins nombreux, leur besoin de renseignements pour leur permettre de bien s’intégrer et de cheminer adéquatement dans le programme est d’autant plus grand compte tenu du cheminement particulier qu’ils suivent souvent. Il est reconnu d’ailleurs que le taux d’abandon est plus élevé chez les étudiants qui débutent leurs études universitaires à la session d’hiver.


Pour rejoindre l’ensemble des étudiants, de plus en plus de directeurs de programme ont pris la bonne habitude d’intégrer la séance d’accueil à l’intérieur d’un cours obligatoire. Ainsi, tous les nouveaux étudiants du programme reçoivent les renseignements pertinents qui leur permettent de débuter leur formation du bon pied!

Intégration et accompagnement des étudiants

La première année et plus particulièrement la première session constituent les moments les plus critiques pour l’abandon du programme. Par conséquent, une attention particulière devrait être apportée aux étudiants reconnus comme susceptibles d’abandonner leur programme d’études. Un dépistage précoce, accompagné de mesures de soutien appropriées, peut transformer un étudiant qui risque de décrocher en un fier diplômé de l’Université.

 

Au premier cycle, on a constaté que les étudiants jugés le plus à risque en ce qui a trait à la persévérance des études sont :

  • les étudiants de première année;
  • les étudiants avec des cotes de rendement collégial faibles;
  • les étudiants étrangers.

 

Bien entendu, cette situation varie d’un programme à l’autre, en fonction des particularités de chacun.

 

De bonnes pratiques

À la suite d’une enquête réalisée en 2010 auprès des directeurs de programme de premier cycle, voici quelques mesures de soutien qu’ils privilégient.

  • Activités d’accueil (81,8 %)
  • Annonce de disponibilité des professeurs (ex. dans les plans de cours) (81,8 %)
  • Utilisation des services institutionnels aux étudiants (77,3 %)
  • Activités d’orientation pour faire connaître les infrastructures et les services offerts (72,7 %)
  • Identification des étudiants à risque à la suite d’un ou plusieurs échecs ou de l’abandon sans échec d’un cours (70,5 %)

 

Pour les programmes à grand volume d’étudiants, le fait d’offrir au moins un cours en petits groupes durant la première année est reconnu pour favoriser l’intégration de l’étudiant et diminuer ainsi l’abandon.

 

Selon plusieurs directeurs de programme, l’emploi du tutorat par des pairs, pour les cours réputés difficiles au programme, donne des résultats très positifs. Un Programme de tutorat est d’ailleurs offert aux facultés sous la forme d’un financement pour l’engagement de tuteurs parmi les étudiants du programme. Le VREAI envoie un courriel à chaque session pour inviter les facultés à participer à ce programme.

 

C’est en tenant compte des caractéristiques de ses étudiants ainsi que de celles de leur secteur d’études que la direction de programme peut déterminer les meilleures mesures de soutien à mettre en place pour favoriser leur réussite.

 

Voir la section Encadrement – Appui à la réussite.

Les étudiants étrangers

La situation des étudiants étrangers est unique, car aux difficultés normales de la vie d’un étudiant s’ajoutent celles engendrées par l’éloignement, le changement de culture et parfois même, un nouvel environnement linguistique. Le défi est immense pour ces jeunes qui arrivent de tous les coins de la planète. Des mesures de soutien sont donc essentielles à leur intégration et à leur réussite.


Le Bureau du registraire reçoit tous les nouveaux étudiants étrangers à une séance d’accueil durant laquelle on leur donne de l’information et des documents pour faciliter leur arrivée. C’est à ce moment qu’ils doivent présenter leurs documents légaux (certificat d’acceptation du Québec (CAQ), permis d’études et passeport). Ensuite, ils sont dirigés vers leur programme d’études pour leur inscription.


Le Bureau de la vie étudiante offre un accompagnement pour les étudiants étrangers en leur proposant des activités d'intégration et de découverte de Québec, un guide de séjour bilingue, un programme de jumelage et des rencontres individuelles qui les aident avec les diverses formalités à remplir et les soutiennent dans leur processus d'adaptation.



La direction de programme doit porter une attention particulière au cheminement de ces étudiants tout au long de leurs études. Des cours sont conçus dans le but de les aider à s’adapter à notre système universitaire, nos méthodes pédagogiques et notre code culturel :

  • Découvrir le Québec : un nouveau milieu de vie (GPL-0150 ou GPL-1900)
  • L’insertion universitaire en milieu francophone nord-américain (GPL-0901 ou GPL-1901)
  • Réussir ses études universitaires à l’ère du numérique : rechercher et présenter l’information (EDC-4000)



Il ne faut pas hésiter à les inscrire à ces activités qui peuvent compter dans leurs cours optionnels hors du domaine du savoir, quand il s’agit des cours de la série 1000 (niveau premier cycle).



Étudiants non francophones



Les étudiants non francophones, qui n’ont pas fait leurs études primaires et secondaires en français, ont besoin d’un encadrement plus soutenu. L’Université reconnaît d’ailleurs dans sa politique du français la spécificité de leurs besoins linguistiques en adoptant un certain nombre de dispositions à leur égard.

  • Selon le résultat au Test de français international (TFI) à l’étape de leur admission, ils peuvent avoir à passer un test écrit à leur arrivée ou devoir réussir un ou des cours de français avant la fin de leurs études. Plus tôt ils suivent ces cours, plus ils augmentent leurs chances de succès dans leurs études. Comme les étudiants s’inscrivent par eux-mêmes, il est préférable de garder un œil sur leur dossier, session après session. Il ne faut pas hésiter aussi à communiquer avec l’École de langues pour obtenir des conseils, car chaque situation est unique.
  • Dans certains programmes non contingentés comportant peu de cours préalables, il est même possible de faire suivre à ces étudiants une année préparatoire complète en immersion française.
  • Pour l’étudiant non francophone, le français peut être reconnu comme deuxième langue aux fins de l’article 104d) du Règlement des études. Le niveau requis est la réussite du cours Français avancé : grammaire et rédaction II (FRN-3003). Par conséquent, ce cours, ou tout cours de niveau supérieur visant à améliorer la maîtrise du français, pourra être contributoire au programme de l’étudiant. Pour ces cas, il faut faire la demande au Bureau du registraire qui ajustera le dossier de l’étudiant.



De plus, une plus grande tolérance devrait être accordée lors de la correction des travaux et des examens.

Étudiants en situation de handicap

L’Université Laval a adopté une Politique d’intégration des personnes handicapées étudiantes à l’Université Laval pour faciliter, sans discrimination ni privilège, l’intégration des étudiants en situation de handicap tant aux études universitaires qu’à la vie communautaire.

Des services et des mesures d’accommodations visant à pallier une limitation fonctionnelle sont offerts aux étudiants qui ont besoin d’aide dans leur cheminement scolaire, que ce soit pour une déficience visuelle, auditive, motrice ou organique, un trouble d’apprentissage, de déficit de l’attention, d’hyperactivité ou de santé mentale.

Afin de pouvoir bénéficier de mesures d’accommodations, les étudiants doivent rencontrer un conseiller du Centre d’aide aux étudiants. Lorsqu’ils le rencontrent pour la première fois, ils doivent apporter un certificat médical. Le conseiller rédige une Attestation d’accommodations scolaires à partir du diagnostic fourni, des besoins des étudiants et du programme qu’ils fréquentent. Les étudiants doivent remettre une copie de  cette lettre à tous leurs enseignants, à chaque session, s’ils veulent bénéficier des mesures d’accommodations auxquelles ils ont droit.

Les mesures d’accommodations peuvent prendre différentes formes et sont toujours personnalisées. Elles varient donc d’un étudiant à l’autre et parfois d’un cours à l’autre. La plupart des mesures d’accommodations doivent être appliquées par le département responsable du cours que fréquente un étudiant en situation de handicap (exemple : temps supplémentaire pour rédiger un examen, dans un local séparé du reste de la classe avec un surveillant d’examen).

Même si plusieurs personnes doivent se coordonner pour mettre en place des mesures d’accommodations destinées aux étudiants concernés, il ne faut jamais oublier que la confidentialité est de mise afin de ne pas divulguer des renseignements qui pourraient créer des situations de malaise.

Pour en savoir davantage, consultez la section Situations de handicap traitant de ces questions (et plus particulièrement la sous-section Ressources pour le personnel enseignant). On peut également s’adresser à Anne-Louise Fournier du Centre d’aide aux étudiants pour toute question.

Étudiants athlètes

L’Université Laval a adopté une Politique d’appui à l’excellence sportive qui vise à reconnaître les athlètes de haute performance (Programmes Rouge et Or) inscrits aux programmes de formation.


En raison des nombreuses contraintes que subissent les athlètes lorsqu'ils tentent d'harmoniser les exigences de leur programme d'études et celles du calendrier de compétition et de leur plan d'entraînement, l’Université :

  • demande aux responsables de la gestion des études de consentir aux étudiants athlètes un choix prioritaire sur tout élément susceptible d'influencer la confection de leur grille-horaire hebdomadaire (par exemple en ce qui concerne le lieu ou la période de l’année pendant laquelle un stage doit être fait);
  • incite les enseignants à favoriser les aménagements susceptibles de permettre la réalisation d'un examen ou la remise d'un travail élaboré dans les conditions les meilleures possibles lorsqu’il engendre un conflit d'horaire avec une compétition à laquelle l'étudiant doit participer. 

 

Le Service des activités sportives (qui gère les Programmes Rouge et Or) peut fournir à la demande d’une direction de programme,  une lettre qui confirme le statut d’étudiant athlète ainsi que les dates de compétitions auxquelles l’étudiant doit participer. On peut également s’adresser à Linda Marquis, responsable de l’encadrement pédagogique pour les étudiants athlètes au Service des activités sportives pour toute question concernant la conciliation sport-études.

 

La direction de programme est invitée à souligner la présence d’étudiants du Rouge et Or dans son programme, puisque le Rouge et Or contribue au recrutement étudiant à l’Université Laval. Le Service des activités sportives peut fournir des photos des étudiants athlètes pour les sites Web facultaires.