Direction générale des programmes de premier cycle Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle

Relation avec l’étudiant

Une réalité aux multiples facettes

La population étudiante universitaire est de plus en plus hétérogène. Si autrefois elle était constituée surtout de collégiens, elle compte désormais bon nombre d’étudiants étrangers, d’adultes qui n’ont pas de DEC, de détenteurs d’un premier diplôme qui font un retour aux études, de collégiens en cheminement DEC-BAC, d’étudiants en situation de handicap, etc.

Le mode de vie des étudiants s’est aussi considérablement transformé. Ils sont maintenant nombreux à suivre des cheminements atypiques qui allongent leurs études. En effet, des études à temps partiel, un travail occupant une place plus importante, des pauses dans les études, des voyages prolongés à l’étranger, parfois même des obligations parentales sont autant d’éléments qui interviennent dans le parcours scolaire d’un étudiant universitaire. À ces facteurs socioéconomiques dont il faut tenir compte, s’ajoute l’influence au quotidien d’une nouvelle culture du multitâche, des nouvelles technologies numériques et des réseaux sociaux.

Dans leurs interventions auprès des étudiants, le directeur de programme et ses collaborateurs doivent tenir compte de cette pluralité.

Une relation de qualité

Pour un étudiant, le directeur de programme et ses proches collaborateurs sont les personnes-ressources qui lui sont les plus familières à l’Université. C’est généralement vers la direction de son programme qu’il se tournera pour obtenir des réponses à toute question ou préoccupation qu’il pourrait avoir quant à ses études. Il importe donc de développer avec lui un lien de confiance et de bâtir une relation constructive tout au long de son séjour.

La relation Directeur de programme – Étudiant implique un accompagnement dans le cheminement et une supervision dans les études et, en cas de besoin, un appui à la réussite. Avoir de l’intérêt pour le développement de l’étudiant constitue indéniablement une condition favorable dans cette relation pour l’aider à mener à terme son projet d’études.

La relation Directeur de programme - Étudiant exige du directeur de programme la mise en œuvre ou le développement d’un certain nombre de qualités personnelles. En voici quelques-unes que des directeurs de programme ont évoquées pendant une journée consacrée à l’analyse de leur rôle.



Il faut faire preuve:

  • de respect et de confiance envers les étudiants;
  • d’empathie;
  • d’écoute;
  • d’ouverture d’esprit;
  • de présence et de disponibilité;
  • de souplesse.



Il faut aussi être capable :

  • de conseiller, orienter et accompagner;
  • de valoriser les étudiants;
  • de surmonter les préjugés;
  • de prendre du recul;
  • de reconnaître les mécanismes de défense chez une personne;
  • d’appliquer des méthodes de conciliation;
  • de résoudre des problèmes.



Les formations suivantes, offertes par le Vice-rectorat aux ressources humaines, favorisent le développement des habiletés relationnelles :

  • Communications interculturelles
  • Composer avec différents types de personnalités
  • La santé mentale en milieu universitaire : comprendre et agir


Le directeur de programme peut inciter les membres de son équipe de gestion des études à suivre ces formations. Ils se sentiront plus à l’aise par la suite dans leurs interventions avec les étudiants.

L’équité en toute chose

Dans le cas où une situation semble exiger une dérogation, le directeur de programme doit d’abord vérifier si le Règlement des études et les autres règlements et politiques de l’Université lui offrent une marge de manœuvre.  Par exemple, un article du Règlement qui utilise l’auxiliaire «pouvoir» («Dans tel cas, le directeur ou la directrice peut faire ceci ou cela…»[1]) ouvre des possibilités pour gérer la situation au mieux pour l’étudiant ou l’étudiante.

 

En cas d’incertitude quant aux décisions possibles dans de tels cas, le directeur ou la directrice de programme doit en référer d’abord au responsable facultaire des études et par la suite, s’il y a lieu, à la Direction générale des programmes de premier cycle.  Le cas échéant, la DGPC pourra consulter le Vice-rectorat aux études et aux affaires étudiantes, le Bureau du registraire, voire le Bureau du secrétaire général pour rendre une décision.

 

Dans le traitement de ces situations, le principe d’équité doit guider chacune des décisions.  Il faut, d’une part, vérifier si des situations analogues se sont déjà produites et quelles ont été les solutions appliquées et, d’autre part, s’assurer que la décision envisagée soit applicable à tout étudiant qui serait dans la même situation.

 

Votre conseiller à la gestion des études et votre agent de gestion des études pourront vous apporter une aide précieuse dans un tel processus de discernement.  N’oubliez pas de documenter ces cas, en annotant le dossier de l’étudiant ou de l’étudiante concerné.  Vous allégerez ainsi le travail de votre mémoire, et vous faciliterez la tâche de vos successeurs qui comprendront plus facilement comment vous avez utilisé dans telle circonstance la marge de manœuvre disponible allouée par le Règlement des études pour votre discernement.

 

 [1]Voici une liste non exhaustive de tels articles : 43e), 98, 194, 213, 213.1, 214, 235, 236, 279, 347, 350, 355, 356, 358, 365, 367, 371

 

MISE EN GARDE

N’oubliez pas qu’un étudiant pourrait informer plusieurs de ses pairs de tout traitement particulier dont il aurait bénéficié.

Obligation de confidentialité

Tout renseignement personnel concernant les étudiants est confidentiel et doit être protégé par l’Université. Cette obligation s’applique à tout le personnel de la communauté universitaire, tant en vertu de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et du Code civil du Québec, que de la Politique de sécurité de l’information et du Règlement sur l’utilisation et la gestion des actifs informationnels de l’Université Laval.

  • La destruction des documents comportant des renseignements contenus dans les dossiers d’étudiant doit se faire selon les règles en vigueur : les bacs bleus cadenassés sont prévus à cette fin.
  • Il est important de souligner qu’aucun tiers (par exemple, un parent, un ami) n’a droit à l’information contenue dans le dossier d’un étudiant. Même un enseignant ne peut avoir accès au dossier d’un étudiant en dehors des renseignements pertinents dans le cadre de son cours.
  • Les situations délicates devraient être traitées idéalement dans un endroit qui permet la confidentialité et non pas à un comptoir d’accueil, surtout lorsqu’il y a d’autres étudiants susceptibles d’entendre la conversation.