Direction générale des programmes de premier cycle Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle

Suivi du cheminement de l’étudiant

Ressources

Votre conseiller à la gestion des études et votre agent de gestion des études

Votre conseiller au Bureau du registraire

Information complémentaire

Responsabilités

Le directeur de programme a la responsabilité de veiller à ce que le progrès de l’étudiant dans son programme fasse l’objet d’une évaluation continue et, au besoin, de proposer des mesures correctives pour s’assurer qu’il atteigne, dans les meilleurs délais, les objectifs du programme (RÉ, art. 44).

Cheminement type

Un cheminement type du programme, situant l’ordre dans lequel les activités de formation doivent être suivies pour terminer le programme dans les délais normaux, constitue un outil incontournable à remettre à l’étudiant dès son arrivée.

Le fait de ne pas suivre les cours dans le bon ordre, ni au bon moment (préalables, offre de cours à des sessions déterminées, etc.) a souvent pour effet de prolonger la durée des études. L’ajout de sessions additionnelles peut avoir plusieurs conséquences :

  • Possible impact sur l’aide financière, car le financement est prévu pour un nombre de sessions limité.
  • Par ricochet, impact sur l’endettement de l’étudiant : frais de séjour (logements, repas, etc.), sessions de prêt supplémentaires ou pire, arrêt d’aide financière pour avoir dépassé le nombre de sessions d’éligibilité. Cet impact financier est encore plus considérable pour les étudiants étrangers.
  • Retard d’entrée sur le marché du travail privant l’étudiant d’un revenu salarial potentiel.
  • Risque de ne pas pouvoir assister à la même Collation des grades que celle prévue pour sa cohorte.

Rapport de cheminement

Le rapport de cheminement est le principal outil électronique mis à la disposition de la direction de programme et de l’étudiant, qui permet de suivre la progression de celui-ci dans son programme d’études. Il indique également les cours qui doivent être réussis pour obtenir le diplôme visé. Plus encore, l'étudiant peut simuler des modifications à son programme d'études (choix d'une concentration ou d'un profil) ou même encore découvrir quels cours pourraient lui être reconnus s'il était admis dans un nouveau programme.

Comme le rapport de cheminement permet à l’étudiant d’avoir l’heure juste sur la progression de ses études, il importe de le tenir à jour sur une base régulière. De plus, un dossier qui n’est pas à jour peut entrainer le retard de sa diplomation, entrainant les mêmes conséquences qu’un cheminement inapproprié (et des répercussions sur l’aide financière aux études, pour l’étudiant qui en bénéficie).

Cours non contributoires au programme

À chaque session, à une date prévue au calendrier des études, la direction de programme peut consulter une liste des étudiants inscrits à des activités identifiées comme étant non contributoires au programme d’études. Cette opération appelée rattachement cours-programme constitue le moment privilégié pour personnaliser les dossiers lorsque c’est nécessaire.

Si aucune personnalisation n’est possible, cette opération permet d’identifier les dossiers comportant des écarts de cheminement avec la description officielle du programme. Selon le cas, le directeur de programme peut proposer des mesures correctives pour que l’étudiant complète son programme dans les meilleurs délais.

Le directeur de programme peut refuser, s’il le juge approprié, qu’un étudiant s’inscrive à plus de 6 crédits non contributoires à son programme (RÉ, art. 213).



Important

Le rattachement des cours au programme de l’étudiant est une opération de première importance. En effet, lorsque la majorité des activités inscrites ne font pas partie du parcours prévu au rapport de cheminement :

  • L’étudiant n’a pas un portrait précis de son dossier, ce qui peut retarder sa diplomation.
  • Le MEES considère que l'étudiant ne chemine pas dans son programme d'études, ce qui peut le rendre non admissible à l'aide financière et lui occasionner d’importants problèmes financiers. De plus, certaines mesures du MEES exigent que l'étudiant prouve son avancement dans son programme (exemple: atteinte des 90 crédits dans son programme).
  • Les facultés sont privées d’une partie du financement qu’elles devraient recevoir.

Personnalisation du dossier étudiant

Personnaliser le dossier étudiant, c’est ajuster les exigences du programme pour un étudiant donné :

  • remplacement d’un cours par un autre qu’on juge équivalent;
  • acceptation d’un cours qui n’a pas d’équivalent dans le programme mais que l’on juge compatible au domaine d’études à titre de cours optionnel;
  • acceptation d’un cours, déjà complété dans un programme précédent, qu’on reconnaît à titre de cours de formation complémentaire;
  • reconnaissance des acquis scolaires et extrascolaires;
  • ajustement du programme, parce que l’on juge qu’un étudiant maîtrise le contenu d’un cours obligatoire, en raison d’un ou plusieurs cours similaires suivis dans le cadre de son diplôme préuniversitaire (DEC ou 13e année hors Québec); on procède par le remplacement du cours obligatoire par un cours optionnel.

 

Remarque : pour le niveau collégial, la reconnaissance de crédits se fait uniquement à partir d’un DEC technique qui représente 3 années d’études. Lorsqu’il s’agit d’un DEC préuniversitaire, d’une durée de 2 ans, seul un ajustement de programme est permis.