Direction générale des programmes de premier cycle Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle

Admission

Principes généraux

L’admission constitue la première étape du cheminement de l’étudiant qui souhaite entreprendre des études à l’Université.

Toute demande d’admission doit être étudiée avec impartialité, équité et diligence. Au premier cycle, toute personne qui satisfait aux exigences d’admission peut être admise sous réserve des capacités d’accueil (RÉ, art. 181).

Responsabilités

Le Conseil universitaire adopte les normes d’admission (RÉ, art. 1).

Le Bureau du registraire a la responsabilité de constituer les dossiers de demande d’admission, d’établir l’admissibilité du candidat au programme visé, de fournir aux directions de programme les données nécessaires à l’analyse des dossiers, de transmettre les décisions officielles d’admission aux candidats et de veiller au respect des contingentements et des critères de sélection (RÉ, art. 24 à 27).

Une fois que le Bureau du registraire a établi l’admissibilité d’un candidat, il revient au directeur de programme de prononcer l’admission des étudiants pour chacun de ses programmes (RÉ, art. 42), dans le respect des critères de sélection approuvés par le Conseil universitaire. Il peut désigner un substitut pour assurer le traitement de l’admission. Souvent, cette tâche est confiée à un conseiller à la gestion des études.

Dans le cas d’un programme contingenté, un comité d’admission a pour mandat d’appliquer les critères de sélection. Ce comité est composé du directeur de programme, qui agit habituellement à titre de président, et de deux professeurs nommés pour deux ans par le Conseil de la faculté, sur recommandation du doyen (RÉ, art. 65-66). Une autre personne que le directeur de programme peut présider le comité et le nombre des membres peut être augmenté avec l’approbation du Conseil de la faculté (RÉ, art. 67).

Souvent, les candidats font des demandes dans plusieurs universités. Il est reconnu qu’un traitement rapide des demandes d’admission favorise le recrutement d’étudiants.

Exigences d’admission au premier cycle

Les exigences d’admission sont de deux ordres :

  • Exigence générale d’admission
    • Le diplôme d’études collégiales (D.E.C.) ou un diplôme équivalent sanctionnant au moins 13 années de scolarité. (RÉ, art. 189).
    • Un diplôme d’études secondaires et une scolarité aux études supérieures totalisant au moins 13 années d’études.
    • Exigences particulières d’admission
      • Les préalables jugés nécessaires à la réussite du programme, qui prennent la forme de cours, tests d’aptitude, etc.


En raison de l’évolution du programme, le comité de programme peut modifier les exigences particulières d’admission en respectant les règles suivantes :

  • Dans le cas d’une réduction des exigences, la décision peut être appliquée généralement à la session suivante. La session d’automne accueillant le plus grand nombre de collégiens, il est préférable d’annoncer tôt un tel changement pour éviter aux futurs étudiants d’avoir à suivre le ou les cours qui ne sont plus exigés.
  • Lorsqu’il y a un rehaussement de ces exigences, il faut les annoncer généralement deux années avant leur entrée en vigueur. Ce délai tient compte du temps prévu pour compléter un DEC préuniversitaire et vise ainsi à éviter d’imposer de nouvelles exigences aux collégiens déjà en cours de formation.


Dans l’examen des exigences particulières d’admission, il faut tenir compte du fait que le programme d’études s’inscrit dans un réseau universitaire québécois. Si on exige plus de préalables que les autres universités offrant un programme similaire, il est important d’en évaluer les conséquences sur le recrutement. Aussi, on doit tenir compte du fait qu’un collégien se prépare souvent en fonction de plusieurs universités. S’il doit suivre un ou des cours additionnels pour une seule université, il est possible qu’il porte son choix ailleurs.

Toute modification des exigences d’admission doit être discutée avec la Direction générale des programmes de premier cycle. Il en est de même lorsqu’on envisage de suspendre l’admission à un programme, cette décision devant être approuvée par le Conseil universitaire.

Catégories de candidats

Dans le but de faciliter l’analyse des dossiers, les candidatures sont classées par catégorie :

  • Candidat collégien
  • Candidat en changement de programme à l’Université Laval
  • Candidat d’une autre université québécoise
  • Candidat adulte
  • Candidat ayant fait des études hors Québec    

Processus de sélection

Pour chacune des catégories indiquées plus haut, les demandes d’admission sont soumises à un processus de sélection afin d’admettre ou de refuser les candidats.

Dans le cas des programmes non contingentés, tout candidat qui satisfait à l’exigence générale d’admission et aux exigences particulières est généralement admis dans le programme. 

Dans le cas d’un programme contingenté ou à capacité d’accueil limitée, le processus de sélection permet de comparer les dossiers des candidats, conférant ainsi à l’admission son caractère juste et équitable. On choisit alors les candidats à l’aide des critères dûment approuvés pour son programme :

  • dossier scolaire (cote de rendement collégiale, valeur globale, etc.);
  • test d’aptitude, entrevue structurée, questionnaire autobiographique, etc.;

 

Chaque année, en février, le vice-recteur aux études et aux activités internationales écrit aux doyens pour les inviter à faire état de modifications souhaitées, le cas échéant, au contingentement et aux critères de sélection des programmes sous leur responsabilité. Les demandes sont ensuite analysées par le Comité sur le contingentement et les critères de sélection formé de représentants du VREAI, de la DGPC et du Bureau du registraire.

Les critères de sélection font l’objet d’une approbation annuelle par le Conseil universitaire, habituellement à la dernière séance de juin et sont appliqués pour l’année subséquente.

Contingentement de programmes et critères de sélection

Programmes non contingentés

Voici les critères de sélection pour chacune des catégories de candidat à l’admission dans un programme non contingenté :

  • Candidats collégiens

L’obtention du DEC est le principal critère de sélection. Ainsi, dès que le candidat obtient (ou est en voie d’obtenir) son DEC et qu’il satisfait aux exigences particulières d’admission, il est admis au programme.

Quelques programmes non contingentés ont obtenu, après justifications à l’appui, l’autorisation du Conseil universitaire d’utiliser un seuil (généralement une cote R de 22), leur permettant d’imposer une scolarité préparatoire aux candidats sous ce seuil. Cette scolarité est composée de 6 crédits de cours compensateurs (niveau préuniversitaire) et 6 crédits de cours contributoires au programme. Pour plus d’information à ce sujet, on communiquera avec la Direction générale des programmes de premier cycle.

 

  • Candidats universitaires :
    • Candidats en changement de programme à l’Université Laval
      La candidature peut être évaluée sur l’ensemble du dossier scolaire, incluant la scolarité collégiale et universitaire
    • Candidats en provenance d’autres universités québécoises
      Habituellement, les mêmes critères que ceux énoncés au point précédent s’appliquent à l’analyse des dossiers des candidats provenant d’une autre université québécoise.

  • Candidats adultes

Le dossier du candidat adulte est analysé par la Direction de l’admission des adultes, des cours compensateurs et des études libres de la DGPC qui détermine l’admissibilité de la personne.

Sur la base des résultats de cette analyse, fondée sur la scolarité et l’expérience acquises en lien avec les exigences du programme visé, une scolarité préparatoire, composée de cours compensateurs (cours préuniversitaires) peut être imposée au candidat. Dans tous les cas, un avis d’admissibilité est transmis au responsable de l’admission. Il revient à ce dernier de prendre la décision d’admettre le candidat en tenant compte des conditions suggérées.

  • Candidats ayant fait des études hors Québec

Le dossier du candidat ayant fait des études hors Québec est analysé au préalable par le Bureau du registraire qui détermine l’admissibilité de la personne. Dans le cas d’une personne qui ne détient pas de scolarité équivalente à 13 ans, mais qui est titulaire d’un diplôme sanctionnant au moins 12 années, une année préparatoire est exigée. L’admission et la scolarité préparatoire, le cas échéant, sont déterminées par le responsable de l’admission.

Programmes contingentés ou à capacité d’accueil limitée

La capacité d’accueil d’un programme est déterminée en fonction de la disponibilité des ressources humaines et matérielles, des places de stage ou encore, d’un décret gouvernemental  (doctorat de premier cycle en médecine).

Les programmes pour lesquels le nombre de demandes d’admission est supérieur au nombre de places disponibles sont identifiés, soit comme des programmes contingentés, soit comme des programmes à capacité d’accueil limitée.

Un programme qui reçoit, année après année, un plus grand nombre de demandes d’admission que le nombre de places disponibles est classé généralement dans la catégorie programmes contingentés.

La catégorie des programmes à capacité d’accueil limitée correspond généralement à un nouveau programme, pour lequel les ressources sont limitées et dont on ne connaît pas encore le nombre de demandes d’admission qu’il va susciter. Une fois la démonstration faite qu’un programme reçoit beaucoup plus de demandes d’admission que le nombre de places disponibles, un comité de programme peut demander qu’il soit transféré dans la catégorie des programmes contingentés. C’est le doyen qui transmet cette demande au vice-recteur aux études et aux activités internationales.


Pour connaître les définitions, les règles et leurs applications sur tout ce qui touche l’admission dans les programmes contingentés et à capacité d’accueil limitée, on se reportera aux documents ci-dessous :

Décisions et réponses à l’offre d’admission

Les décisions qui peuvent être rendues sont :

  • Offre d’admission définitive
  • Offre conditionnelle, sous réserve de
    • satisfaire à l’exigence générale d’admission
    • satisfaire aux exigences particulières d’admission
    • fournir des documents officiels en attestant
    • ou d’autres conditions
  • Liste d’attente
    • s’applique uniquement aux programmes contingentés ou à capacité d’accueil limitée
    • cette décision doit se transformer éventuellement en une offre ou un refus
  • Refus


L’offre d’admission n’est valide que pour la session pour laquelle elle a été émise (RÉ, art. 184).


Le candidat doit, dès que possible, faire part de sa réponse quant à l’offre d’admission à la session visée. Si le programme choisi est contingenté :

  • Pour le candidat collégien, la date limite pour répondre à l’offre d’admission à la session d’automne est le 1er juin. Si l’offre lui parvient après le 1er juin, le délai est de 10 jours ouvrables après la date de réception de l’offre.
  • Pour tout autre candidat, il doit répondre à l’offre d’admission dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date de réception de l’offre.

Scolarité préparatoire

Certains étudiants admis dans un programme non contingenté peuvent se voir imposer une scolarité préparatoire, dans les situations suivantes :

  • des préalables manquants;
  • une année manquante dans le cas d’étudiants hors Québec*;
  • une scolarité d’immersion française pour les non-francophones;
  • une scolarité d’appoint dans le cas d’étudiants ayant une cote de rendement collégial (cote R) inférieure à 22 (une autorisation du Conseil universitaire est requise).


* Des cheminements par secteur d’études sont proposés aux étudiants hors Québec qui doivent compléter une année préparatoire.

Délai pour l’obtention du DEC

Le candidat doit normalement avoir complété son DEC avant d’entreprendre son programme universitaire. Certaines exceptions sont possibles : elles doivent être référées au Bureau du registraire qui a le pouvoir d’autoriser ce type de délai.

Demandes de révision et d’appel

Un candidat qui s’estime lésé par une décision peut faire une demande de révision ou d’appel dans la mesure où des faits nouveaux sont de nature à modifier la décision ou s’il considère que les règlements ou les critères n’ont pas été appliqués correctement.

Les modalités sont décrites aux articles 186 et 187 du Règlement des études.

Journée de bienvenue

La journée de la Fête des patriotes est l’occasion d’une Journée de bienvenue pour les nouveaux admis aux programmes de premier cycle de l’Université Laval.

C’est le moment idéal pour leur faire connaître leur futur programme d’études, le campus et les divers services offerts. Plusieurs d’entre eux sont encore à l’étape de choix de programme et d’université. C’est donc une journée à préparer avec soin pour se faire valoir à plusieurs égards :

  • présentation du programme, de ses particularités et de ses débouchés sur le marché de l’emploi;
  • présentation des personnes ressources (directeur de programme, conseiller et agent à la gestion des études, responsable de stages, etc.);
  • rencontre avec l’association étudiante, des étudiants du programme et des diplômés;
  • visite des lieux;
  • toute autre information pertinente.