Direction générale des programmes de premier cycle Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle

Recrutement

Ressources

Louis-Emmanuel Jamet
Directeur
Bureau du recrutement étudiant
418 656-2131, poste 7901

Information complémentaire

Responsabilités

Sous la responsabilité du Vice-rectorat aux études et aux activités internationales, le Bureau du recrutement étudiant a pour mandat de planifier, de concevoir et de réaliser les stratégies institutionnelles de recrutement étudiant.  Son équipe met en œuvre une multitude d’activités de recrutement. Elle produit, entre autres, des documents et des outils de recrutement, effectue des tournées dans les établissements d’enseignement, participe à différents salons d’études, répond à des demandes d’information, organise des portes ouvertes et d’autres activités sur le campus. Elle développe et réalise des campagnes de publicité et gère les pages web consacrées au recrutement.

Les facultés participent à plusieurs des activités de recrutement institutionnelles et développent des activités propres à leurs secteurs d’études (RÉ, art. 30a). Le Bureau de recrutement offre appui et conseil aux facultés dans la planification, l’organisation et la réalisation d’actions dont elles sont responsables.

Le directeur de programme, étant l’expert dans son domaine du savoir, est sans aucun doute l’intervenant le mieux placé pour identifier, selon la capacité d’accueil de son programme, les objectifs de recrutement les plus pertinents.  Il peut obtenir l’appui du responsable en recrutement de sa faculté dans l’élaboration de stratégies de recrutement adaptées à son secteur d’études. Le responsable en recrutement est membre du Groupe des responsables du recrutement étudiant (GRRÉ), animé par le Bureau de recrutement; il agit à titre d’intermédiaire avec ce bureau.

Gestion stratégique de l’effectif étudiant

Le Bureau du recrutement étudiant (BRE) a amorcé un virage important en délaissant une approche de recrutement axée pour l’essentiel sur l’information. Il privilégie désormais une approche relationnelle, davantage ciblée sur les bassins de candidats potentiels qualifiés. Le BRE vise ainsi à accroître le rendement des ressources investies par un rehaussement de la qualité des dossiers de candidats et un taux supérieur d’inscription par demande.

Le processus de recrutement se déploie sur un cycle de trois sessions, en fonction des dates cibles.

  • Faire connaître aux candidats potentiels une offre de programmes en phase avec leurs projets et aspirations.
  • Susciter chez eux une attitude favorable.
  • Développer la relation qui s’établit, la comprendre, lui apporter un soin constant.
  • Accompagner le candidat potentiel et faire évoluer la relation jusqu’aux actions attendues :
    • le dépôt d’une demande d’admission;
    • l’acceptation de l’offre d’admission de l’Université Laval;
    • et l’inscription.

 

Les zones encerclées dans le schéma ci-dessous présentent les étapes d’une approche de gestion intégrée des effectifs étudiants (GEE).

 

 

Source : Lacasse & Morneau (2008)

Principales sphères d’activités

Annuellement, le Bureau du recrutement étudiant c’est :

  • 60 000* contacts directs avec des futurs étudiants, dont :
    • Près de 40 000 échanges personnalisés en personne, au téléphone ou par courriel et ce, dans plusieurs langues.
    • Près de 9 000 rencontres avec des futurs étudiants dans le cadre d’activités de représentation, tant au Québec qu’au Canada et de nombreuses rencontres personnalisées en Afrique, en France, en Amérique latine et en Chine.
    • Quelque 10 000 visiteurs aux Portes ouvertes.

 

  •  Près de 25 publications majeures de recrutement sous une même plateforme visuelle ont été produites par le BRE au bénéfice des futurs étudiants: Info-bac, Info-cycles supérieurs, des brochures facultaires et d’autres dédiées spécifiquement à la clientèle internationale.
  • Du recrutement électronique : Le BRE est responsable de la section Futurs étudiants du site ulaval.ca, qui a attiré 511 000 visiteurs en 2015-2016, ainsi que plusieurs sections de l’offre d’études.
  • Des campagnes publicitaires annuelles et ponctuelles dont 14 campagnes promotionnelles facultaires, sous une même plateforme visuelle, traduites par l’affichage dans les collèges, l’achat de mots-clés sur les moteurs de recherche, des imprimés dans des magazines spécialisés ou des cahiers spéciaux de grands quotidiens ou encore par des bannières Web sur des sites ciblés.
  •  Des événements institutionnels de premier plan : Portes ouvertes et Journée d’information sur les études à l’UL et d’autresactivités de promotion des études tenues dans les collèges, les salons, les colloques, les congrès, au Québec, au Canada ou à l’étranger.
  • Plus de 10 000 candidats québécois, canadiens hors Québec et étrangers admis rejoints par courriel et plus de 2 500 candidats québécois indécis rejoints par téléphone afin de les inciter à répondre favorablement et rapidement à leur offre d’admission.
  •  Des communications qui s’adressent aux futurs étudiants et aux agents d’influence (conseillers en orientation (C.O.), conseillers en information scolaire et professionnelle (C.I.S.E.P.), parents, etc.) par l’entremise des médias qu’ils privilégient : web, médias sociaux, bulletins électroniques, etc.
  • Un service-conseil en recrutement étudiant offert aux facultés, aux unités et à la direction de l’Université.
  • Un rôle d’animation et de coordination du groupe des responsables du recrutement étudiant (GRRÉ) pour assurer la cohérence des actions.

 

*Données à jour pour l’année 2015-2016