Direction générale des programmes de premier cycle Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle

Modifications des programmes et des activités de formation

Responsabilités

Le maintien à jour du programme occupe une bonne partie des travaux du comité de programme. À cet égard, le comité de programme est responsable des modifications qui y sont apportées. Il doit s’assurer au préalable de leur faisabilité en consultant, selon la nature de la modification, le vice-doyen aux études, les unités, le responsable des stages et toute autre instance interne comme externe pouvant être concernée par le programme.

 

La chaîne d’approbation est modulée selon la nature des modifications. Les types de modification et le niveau d'approbation requis sont présentés dans Tableau synthèse d'approbation des cours et des programmes.

On comprendra que plus le niveau d’approbation requis est élevé (ex : Conseil universitaire), plus il est important de prévoir des délais pour l’entrée en vigueur de la modification.

Les modifications qui doivent être soumises à l’approbation du Conseil universitaire sont (RÉ, art. 1d et 1e) :

  • le contingentement et les critères de sélection limitant l’admission;
  • la suspension des admissions;
  • le titre d’un programme;
  • le changement de grade,
  • le rattachement facultaire d’un programme;
  • l’augmentation du nombre total de crédits d’un programme.

 

Si l’on prévoit apporter des changements majeurs à son programme, il faut évaluer la pertinence d’ajouter à la description du programme une remarque à cet effet en communiquant avec un représentant de la Direction générale des programmes de premier cycle. Ainsi, les candidats seront informés de changements à venir.

Mise à jour de la banque d’activités de formation

Pourquoi ne pas profiter de l’opération de mise à jour du programme pour retirer toute activité qui n’a pas été offerte depuis longtemps? Un programme dont plusieurs activités de formation ne figurent jamais à l’horaire génère beaucoup de frustration chez les étudiants.


Par ailleurs, les unités devraient procéder périodiquement à une opération de mise à jour de leur banque d’activités de formation dont elles ont la responsabilité, en désactivant les activités qui ne sont plus offertes. Une banque d’activités de formation fidèle à la réalité évite, par exemple, à un étudiant visiteur de choisir des activités qui ne s’offrent plus alors que l’information dans le répertoire indique le contraire.

Remarque

En tout temps, une unité peut décider d’activer une activité désactivée.

Dates cibles de la modification des programmes et des activités de formation

Compte tenu des délais de traitement des demandes de modification, des dates cibles limites doivent être respectées pour que les ajustements nécessaires aux programmes et aux activités de formation puissent se faire sans nuire au cheminement des étudiants inscrits.

 

Session visée

Demandes complètes

reçues à la DGPC*

Cheminement de l'étudiant

automne

1er février

l'étudiant peut s'inscrire aux activités de formation de la session d'automne dès le début avril

hiver

1er octobre

l'étudiant peut s'inscrire aux activités de formation de la session d'hiver à compter de la troisième semaine de novembre

été

1er février

l'étudiant peut s'inscrire aux activités de formation de la session d'été à compter de la troisième semaine de mars

*Les demandes dont les dossiers sont incomplets seront traitées à la session subséquente où le programme est offert en admission. Les directions qui prévoient des changements majeurs à leur programme doivent transmettre un avis d’intention à la DGPC, au plus tard au 1er décembre pour les sessions d’été et d’automne et au plus tard le 1er juin pour la session d’hiver.

 

Les avantages d’un programme à jour

  • Les futurs étudiants prennent connaissance du programme par le biais du site web et le comparent avec ceux d’autres universités. Un programme à jour leur permet d’avoir un portrait fidèle du programme dans lequel ils souhaitent s’inscrire.
  • Dès que les nouveaux étudiants sont admis, ils ont la possibilité de s’inscrire à leurs activités de formation grâce au à monPortail. Un programme à jour leur permet ainsi de s’inscrire aux bonnes activités de formation.

 

Commencer tôt

Pour toutes ces raisons, le comité de programme a avantage :

  • à amorcer ses travaux dès septembre et,
  • à prévoir plusieurs séances de travail durant la session d’automne, si plusieurs changements sont envisagés.

De cette manière, la direction de programme pourra procéder aux modifications des activités de formation et du programme dans les délais impartis en évitant tous les désagréments énumérés plus haut.


L’article 62 du Règlement des études précise que : Le comité de programme se réunit au moins deux fois l’an et chaque fois que le directeur de programme le juge opportun ou qu’au moins la moitié de ses membres votants en fait la demande par écrit pour des motifs qu’ils doivent préciser.

Dates limites pour modifier les exigences d’admission à un programme

Tout changement aux exigences d’admission d’un programme doit être annoncé au moins une année avant son entrée en vigueur, notamment dans les publications officielles, les sites web facultaires et les documents promotionnels, incluant la version papier de l’Info-BAC.