Direction générale des programmes de premier cycle Guide de la directrice et du directeur de programme de premier cycle

Entrée en fonction

Nomination du directeur de programme

Le directeur de programme est nommé par le Conseil de la faculté, sur recommandation du doyen, pour un mandat de quatre ans. Il est appuyé dans ses fonctions par le comité de programme, les directeurs d’unité et les enseignants participant au programme d’études (RÉ, art. 36 à 39).

Transfert des fonctions

Pour faciliter l’entrée en fonction du directeur du programme, il importe de prévoir une période de transition avec le directeur de programme précédent. Cette période lui permet de prendre connaissance des particularités de la tâche, des caractéristiques du programme et de son évolution, des mécanismes de fonctionnement des études, de la structure décisionnelle au sein de la faculté et de l’Université, des ressources internes et des ressources externes pertinentes au domaine d’études, etc.

Quelques conseils pour bien démarrer

Pour bien connaître votre programme, il est pertinent de prendre connaissance, dès votre entrée en fonction, de quelques documents indispensables.

  • La Fiche de la description officielle du programme sur ulaval.ca, section Les études : vous prendrez connaissance de l’information que vos étudiants et futurs étudiants obtiennent sur le programme.
  • Le Règlement des études : vous vous approprierez les différentes dispositions encadrant les études; c’est un document de base essentiel, dont vous ferez usage abondamment tout au long de votre mandat.
  • Les règlements et politiques facultaires et départementaux spécifiques.
  • Les comptes rendus du comité de programme et du Conseil de la faculté : vous obtiendrez rapidement de l’information sur les principaux enjeux d’actualité au sein de votre programme et de votre faculté.
  • Le Rapport d’évaluation périodique du programme : vous aurez un portrait exhaustif du programme et de son évolution (voir section Gestion du programme – Évaluation périodique des programmes).
  • Demandez à vos plus proches collaborateurs de vous remettre tout document pertinent disponible au sein de votre faculté (politique concernant les stages, ententes internationales, etc.).
  • Les vidéos de présentation du rôle de directeur de programme : vous obtiendrez en 24 minutes le portrait d’ensemble de vos nouvelles fonctions.

 

Prenez éventuellement un peu de temps pour examiner les données sur vos cohortes étudiantes.

  • Les Statistiques du Bureau du registraire : vous obtiendrez en quelques clics de l’information sur l’évolution de vos cohortes étudiantes par rapport à l’admission, l’inscription, la diplomation.
  • Les Données institutionnelles produites par le Bureau de planification et d’études institutionnelles (BPEI) : vous obtiendrez de l’information sur les comparaisons des effectifs étudiants par discipline et par université, distribution de la cote R, analyse des transferts inter-programmes, taux de diplomation, etc.
  • Les Résultats de l’Enquête NSSE(National Survey of Student Engagement) vous permettront de mieux connaître le niveau d’engagement de vos étudiants envers leurs études.



Faites plus ample connaissance avec vos principaux collaborateurs en faculté:

  • le vice-doyen aux études ou le responsable facultaire des études
  • le ou les directeurs d’unité
  • les membres du comité de programme (professeurs et étudiants)
  • le responsable des stages, le cas échéant
  • le responsable du volet international et le responsable d’information et de promotion sur les études au sein de votre faculté
  • le conseiller à la gestion des études, l’agent de gestion des études
  • les représentants de l’association étudiante
  • toute autre ressource contribuant de près au programme d’études

Votre coffre à outils de tous les jours

Les documents et sites web de référence qui vous serviront régulièrement :

D’autres documents vous seront très utiles :

 

Le principal outil que vous devez apprendre à apprivoiser :

  • Capsule - outil de libre-service Web en gestion des études

    Remarque
    Banner : c’est le système de gestion des études utilisés par les conseillers à la gestion des études et les agents de gestion des études pour la mise à jour des dossiers étudiants.

 

Vos plus proches alliés à la direction de programme et dans votre faculté :

  • Le conseiller à la gestion des études
  • L’agent de gestion des études
  • Le responsable facultaire des études
  • Les directeurs des départements responsables des cours de votre programme

Vos plus proches alliés en dehors de votre faculté :

  • Votre conseillère à la gestion des études du Bureau du registraire
  • Le personnel à la Direction générale des programmes de premier cycle (DGPC)
  • Le personnel au Vice-rectorat aux études et aux activités internationales (VREAI)
  • Les directeurs des départements responsables de cours de votre programme


Profitez de divers événements ou activités pour rencontrer vos collègues directeurs de programme et autres collaborateurs :

  • Rencontre annuelle des directeurs de programme (organisée par la Direction générale des programmes de premier cycle - DGPC)
  • Ateliers pédagogiques et activités de perfectionnement (organisés par le Bureau de soutien à l'enseignement - BSE)
  • Conférences (VREAI, BSE)
  • Formations (VREAI, Bureau du registraire - REG, Vice-rectorat aux ressources humaines - VRRH)
  • Toute autre activité ponctuelle